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Kann ich ein Mitarbeitergespräch mit KI vorbereiten?

· Ben Kübrich

Veröffentlicht: 06.11.2026 · Fachlich geprüft: 06.11.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die Aussagen zu Rechten der Beschäftigten und zur Mitbestimmung stützen sich auf belegte Quellen: den Wortlaut der §§ 1, 82, 83, 87 und 94 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) auf gesetze-im-internet.de und den Wortlaut der Artikel 6, 25, 26 und 113 sowie von Anhang III der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689), wie ihn artificialintelligenceact.eu wiedergibt. Der Hinweis zum Umgang einer KI mit fehlenden Angaben folgt der Anleitung des KI-Anbieters Anthropic (alle am 06.11.2026 abgerufen). Die „LIBUCO®-Trennregel“ ist eine eigene LIBUCO®-Methode, keine Norm. Das Beispiel ist konstruiert. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Direkte Antwort

Ein Mitarbeitergespräch können Sie mit KI vorbereiten, solange die KI Ihre eigenen Notizen ordnet und Gesprächsfragen vorschlägt, die Bewertung der Leistung aber bei Ihnen bleibt. Geben Sie dafür keine Namen, Gesundheitsangaben oder anderen vertraulichen Personaldaten in einen KI-Chat ein. Entscheidend sind drei Punkte: Sie beschreiben Beobachtungen mit Beispielen, Sie formulieren die Bewertung selbst, und das Gespräch bleibt ein offenes Gespräch statt einer vorgelesenen Beurteilung. Lassen Sie eine KI dagegen Mitarbeitende bewerten, berühren Sie einen Bereich, den die KI-Verordnung grundsätzlich als Hochrisiko einstuft.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Die Antwort richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe, etwa Handwerksbetriebe, Praxen oder Läden in Gilching, im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck oder im Münchner Umland, die Jahres- oder Entwicklungsgespräche selbst führen und sich mit einem KI-Chat wie ChatGPT oder Gemini vorbereiten wollen. Sie gilt nicht für Gespräche, die schon eine Abmahnung, eine Kündigung oder einen Streit vorbereiten. Sie gilt auch nicht für Software, die Leistung automatisch misst oder Mitarbeitende einstuft. In diesen Fällen brauchen Sie arbeitsrechtliche Beratung, und wo ein Betriebsrat besteht, ist er zu beteiligen.

Wobei hilft eine KI bei der Vorbereitung wirklich?

Eine KI hilft beim Ordnen und Formulieren. Sie kann aus losen Stichpunkten eine Gesprächsgliederung machen, offene Fragen vorschlagen und harte Formulierungen in sachliche umwandeln. Sie kann Sie auch fragen, welches Beispiel hinter einer Aussage steht. Wie gut ein Mitarbeiter gearbeitet hat, weiß die KI dagegen nicht. Sie kennt nur, was Sie eingeben, und fehlende Angaben ergänzt sie womöglich mit plausibel klingenden Details. Anthropic rät deshalb, der KI ausdrücklich zu erlauben, Unsicherheit zuzugeben (Anthropic, „Reduce hallucinations“).

Dazu kommt der Datenschutz. Ein Mitarbeitergespräch dreht sich um eine bestimmte Person. Schreiben Sie Ihre Notizen so, dass sich niemand erkennen lässt: Rolle statt Name, keine Krankheitstage, keine privaten Umstände. Welche Daten generell nicht in einen KI-Chat gehören, steht im Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben?.

Eine KI kann ein Mitarbeitergespräch gliedern, aber nicht beurteilen. Die Beobachtungen und die Bewertung müssen von der Führungskraft kommen, sonst wird aus dem Gespräch eine Bewertung durch eine Maschine.

Was sagt das Recht zu Beurteilung und KI?

Das Betriebsverfassungsgesetz enthält Regeln, die für die Vorbereitung wichtig sind. Danach kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass seine Leistungsbeurteilung und seine Entwicklungsmöglichkeiten mit ihm erörtert werden (§ 82 Abs. 2 BetrVG). Er hat das Recht, die über ihn geführten Personalakten einzusehen, und seine eigene Erklärung dazu ist auf sein Verlangen beizufügen (§ 83 BetrVG). Ob diese Rechte auch in Ihrem Betrieb gelten, etwa wenn er sehr klein ist, klären Sie im Zweifel mit arbeitsrechtlicher Beratung. Unabhängig davon ist es gute Praxis, über ein Gespräch nichts aufzuschreiben, was Sie dem Mitarbeiter nicht auch zeigen würden.

Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, kommen Mitbestimmungsrechte hinzu. Betriebsräte werden in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt, von denen drei wählbar sind (§ 1 Abs. 1 BetrVG). Allgemeine Beurteilungsgrundsätze, also etwa ein einheitlicher Bewertungsbogen, brauchen seine Zustimmung (§ 94 Abs. 2 BetrVG). Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ob ein bestimmtes KI-Werkzeug darunter fällt, klären Sie mit arbeitsrechtlicher Beratung.

Die KI-Verordnung der EU zählt KI-Systeme, die bestimmungsgemäß zur Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten Beschäftigter verwendet werden sollen, grundsätzlich zu den Hochrisiko-Systemen (Artikel 6 Abs. 2 in Verbindung mit Anhang III Nr. 4 Buchstabe b). Ausnahmen regelt Artikel 6 Abs. 3. Ab dem 2. Dezember 2027 müssen Arbeitgeber, die ein solches System am Arbeitsplatz einsetzen, vorher die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer informieren (Artikel 26 Abs. 7 in Verbindung mit Artikel 113 Buchstabe c). Ein allgemeiner KI-Chat ist für die Bewertung von Beschäftigten nicht bestimmt, solange Sie ihn nur zum Ordnen und Formulieren Ihrer eigenen Notizen nutzen. Setzen Sie ihn gezielt dafür ein, Mitarbeitende zu bewerten oder einzustufen, können Sie nach Artikel 25 Abs. 1 Buchstabe c selbst Pflichten eines Anbieters übernehmen. Die Regeln zeigen, wie ernst der Gesetzgeber Leistungsbewertung durch KI nimmt. Einen Überblick über die Verordnung gibt der Beitrag Was bedeutet der EU AI Act für mein kleines Unternehmen?.

Die LIBUCO®-Trennregel: Beobachtung, Bewertung, Gespräch

Teilen Sie Ihre Vorbereitung in drei Spalten auf. Das ist eine eigene Methode aus der LIBUCO®-Beratung, keine gesetzliche Vorgabe.

Steht in Spalte 1 nichts, gehört der Punkt nicht ins Gespräch.

Wie gehen Sie mit der KI Schritt für Schritt vor?

  1. Schreiben Sie Ihre Beobachtungen aus den letzten Monaten in Stichpunkten auf, ohne Namen und ohne Angaben zu Gesundheit oder Privatleben.
  2. Sortieren Sie die Stichpunkte nach der Trennregel in Beobachtung und Bewertung.
  3. Geben Sie der KI nur die Beobachtungen und Ihre Gesprächsziele, etwa mit diesem Auftrag: „Hier sind meine Stichpunkte für ein Jahresgespräch mit einem Gesellen. Ordnen Sie sie zu einer Gesprächsgliederung und schlagen Sie zu jedem Punkt zwei offene Fragen vor. Bewerten Sie die Person nicht. Wenn ein Stichpunkt kein konkretes Beispiel enthält, sagen Sie das.“
  4. Lesen Sie die Vorschläge kritisch. Streichen Sie Fragen, die Sie so nie stellen würden, und alles, was die KI hinzugedichtet hat.
  5. Formulieren Sie Ihre Bewertung selbst und lassen Sie Platz für die Sicht des Mitarbeiters.
  6. Führen Sie das Gespräch frei. Die Gliederung ist ein Zettel für Sie, kein Text zum Vorlesen.
  7. Halten Sie das Ergebnis kurz schriftlich fest, so wie Sie es auch dem Mitarbeiter zeigen würden.

Beispiel: ein Elektrobetrieb mit neun Beschäftigten

Dieses Beispiel ist konstruiert und dient nur der Veranschaulichung; es beschreibt keinen echten Kunden. Die Inhaberin eines Elektrobetriebs bereitet das Jahresgespräch mit einem Gesellen vor. Ihr erster Gedanke ist, der KI zu schreiben: „Er ist oft unpünktlich und arbeitet schlampig. Schreiben Sie mir eine Beurteilung.“ Nach der Trennregel merkt sie, dass in Spalte 1 nur ein einziges Beispiel steht: eine vergessene Prüfung nach einer Reparatur im Frühjahr. Dafür fallen ihr zwei Kundenlobe ein und eine Baustelle, die er allein übernommen hat. Sie gibt der KI nur diese Beobachtungen ohne Namen und lässt sich Fragen vorschlagen, etwa „Was hat Ihnen auf der Baustelle geholfen, allein zu entscheiden?“. Die Bewertung schreibt sie selbst. Das Gespräch wird dadurch ausgewogener, als ihr erster Gedanke es gewesen wäre. Ob es gut läuft, entscheidet trotzdem das Gespräch selbst, nicht die Vorbereitung.

Grenzen und typische Fehler

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich ist IT- und KI-Berater und führt LIBUCO® mit Sitz in Gilching. Er begleitet inhabergeführte Betriebe im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck und im Münchner Umland dabei, KI im Arbeitsalltag so einzusetzen, dass Verantwortung und Prüfung beim Menschen bleiben. Er ist kein Rechtsanwalt; arbeitsrechtliche Fragen gehören zu Fachleuten. Wie Sie ein anderes Personaldokument mit KI vorbereiten, zeigt der Beitrag Kann ich ein Arbeitszeugnis mit KI schreiben?.

Nächster Schritt

Wenn Sie Personalgespräche und andere Führungsaufgaben mit KI vorbereiten möchten, ohne die Bewertung aus der Hand zu geben, besprechen wir das gern in einem kostenlosen Kennenlerngespräch: 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich. Bringen Sie ein anstehendes Gespräch in Stichpunkten ohne Namen mit, dann wird es konkret.