Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben – und welche besser nicht?

Quellenart: Allgemeine Methodik für den Mittelstand, ergänzt um öffentlich dokumentierte Anbieter- und Rechtslage-Angaben (Stand August 2026). Kein einzelner Kundenfall, keine Rechtsberatung.

Direkte Antwort

Als Faustregel gilt: In die kostenlosen oder privaten Versionen von ChatGPT und ähnlichen Diensten gehören keine personenbezogenen Daten und keine Geschäftsgeheimnisse – also keine Kundennamen, Adressen, Gesundheits-, Personal- oder Vertragsdaten. Der Grund ist praktisch: Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter fehlt die Grundlage, um solche Daten dort verarbeiten zu lassen, und in den privaten Tarifen können Ihre Eingaben zusätzlich in das Training des Modells einfließen. Wer personenbezogene Daten nutzen möchte, braucht dafür einen Geschäfts-, Team- oder Enterprise-Tarif mit AVV, abgeschaltetem Training und – wo möglich – europäischer Datenverarbeitung. Unbedenklich sind dagegen anonymisierte, erfundene oder allgemein gehaltene Eingaben, aus denen sich keine echte Person und kein Betriebsgeheimnis rekonstruieren lässt. Diese Orientierung ersetzt keine Rechtsberatung – die verbindliche Bewertung gehört in die Hände Ihrer oder Ihres Datenschutzbeauftragten.

Für wen gilt das – und für wen nicht?

Diese Antwort richtet sich an inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe – Handwerk, Kanzleien, Praxen, Agenturen, Händler – im Raum Starnberg, München und Fürstenfeldbruck, die KI im Arbeitsalltag nutzen wollen, ohne eine eigene Rechtsabteilung im Haus zu haben.

Sie gilt ausdrücklich nicht als Ersatz für eine rechtliche Einzelfallprüfung. Bei besonders sensiblen Daten – etwa Gesundheitsangaben, Beschäftigtendaten oder Informationen zu Strafverfahren – und bei einer geplanten unternehmensweiten Einführung brauchen Sie eine belastbare juristische Bewertung. Ebenso wenig ersetzt dieser Beitrag Ihre interne Datenschutz-Dokumentation oder branchenspezifische Vorgaben, etwa in Heilberufen oder im Umgang mit Berufsgeheimnissen.

Warum diese Frage überhaupt zählt

Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool fließen, gilt die DSGVO vollständig – unabhängig davon, wie klein Ihr Betrieb ist. Ihre Eingaben werden an die Server des Anbieters übertragen und dort verarbeitet; in den privaten Tarifen können sie seit einiger Zeit standardmäßig auch zum Training des Modells verwendet werden, sofern Sie dem nicht widersprechen. Ab August 2026 kommen zusätzliche Transparenzpflichten aus dem EU AI Act hinzu – was das für kleine Betriebe bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag Was bedeutet der EU AI Act für mein kleines Unternehmen?.

1. Sortieren Sie Ihre Daten in drei Körbe

Die schnellste Orientierung entsteht, wenn Sie Ihre typischen Eingaben vorab in drei Körbe einteilen:

• Korb 1 – unbedenklich: anonyme, erfundene oder allgemein gehaltene Inhalte. Beispiel: „Formuliere eine höfliche Absage auf eine Lieferantenanfrage.“ Hier steckt keine echte Person und kein Geheimnis drin.
• Korb 2 – nur mit Geschäftstarif und Vertrag: personenbezogene Daten wie Kundennamen, Adressen oder Vorgangsnummern. Diese dürfen nur in ein Werkzeug, für das ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und das Training abgeschaltet ist.
• Korb 3 – gehört nicht in Standard-KI-Tools: besonders sensible Daten, Geschäftsgeheimnisse, Passwörter und Zugangsdaten. Diese bleiben draußen, bis eine ausdrückliche Freigabe und ein geeigneter, abgesicherter Weg vorliegen.

Prüffragen, bevor Sie etwas einfügen

• Lässt sich aus dem Text eine konkrete, echte Person erkennen?
• Wäre es ein Problem, wenn genau dieser Text morgen öffentlich einsehbar wäre?
• Besteht für dieses Tool ein Auftragsverarbeitungsvertrag?
• Ist das Modelltraining für meine Eingaben abgeschaltet?
• Könnte der Inhalt ein Geschäftsgeheimnis oder Zugangsdaten enthalten?

Nicht das Tool entscheidet, ob eine Eingabe zulässig ist, sondern der Inhalt: Was keine echte Person und kein Betriebsgeheimnis preisgibt, dürfen Sie bedenkenlos eingeben – alles andere gehört nur in einen Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

2. Machen Sie aus heiklen Eingaben unbedenkliche

Oft brauchen Sie die echten Daten gar nicht, um ein gutes Ergebnis zu bekommen. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Nummern vor der Eingabe durch Platzhalter wie „[Kundin]“ oder „[Rechnungsnummer]“ und beschreiben Sie den Fall nur so genau wie nötig. Die konkreten Angaben setzen Sie erst anschließend in Ihrem eigenen Programm – etwa im Mailprogramm oder in Word – wieder ein. So bleibt der Nutzen erhalten, ohne dass echte Daten das Haus verlassen. Bei hochgeladenen Dokumenten und Screenshots lohnt der zweite Blick: Ein PDF enthält häufig mehr personenbezogene Daten, als Ihnen im Moment bewusst ist.

3. Wählen Sie den passenden Tarif, bevor es ernst wird

Wenn Sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten wollen, führt kein Weg an einem Geschäfts-, Team- oder Enterprise-Tarif vorbei. Drei Bausteine sollten dabei zusammenkommen: ein abgeschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag, ein standardmäßig abgeschaltetes Modelltraining und – soweit der Anbieter das anbietet – eine Verarbeitung in Europa. Diese Punkte klären Sie am besten, bevor Ihr Team das Werkzeug in den Alltag übernimmt. Wer ohnehin vor einem größeren KI-Vorhaben steht, sortiert Zuständigkeiten und Datenzugänge sinnvollerweise vorab; dabei hilft unser Beitrag Was muss vor einem KI-Projekt bei Daten, Zugängen und Verantwortlichen geklärt sein?.

Ein typischer Fall aus dem Alltag

So sieht es im Betrieb oft aus: Jemand möchte freundlich auf eine Kundenbeschwerde antworten und kopiert dafür die komplette E-Mail samt Name, Rechnungsnummer und Anschrift in ein kostenloses KI-Tool. Fachlich ist die Antwort gut – nur sind damit personenbezogene Daten in einem Dienst gelandet, für den kein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Denselben Nutzen bekommen Sie ohne dieses Risiko: Beschreiben Sie die Situation allgemein („Kundin beschwert sich über eine verspätete Lieferung und wünscht eine Gutschrift“) und setzen Sie die echten Namen und Nummern erst am Ende in Ihrem eigenen Mailprogramm ein. Dieses Beispiel ist ein typischer Alltagsfall, kein einzelner dokumentierter Kundenfall. Ob die KI-Antwort dann auch inhaltlich stimmt, prüfen Sie separat – wie das geht, zeigt Wie erkenne ich, ob eine KI-Antwort stimmt?.

Grenzen und typische Fehler

• „DSGVO-bewusst“ heißt nicht „risikofrei“: Auch scheinbar anonyme Angaben können sich über Zusatzinformationen wieder einer Person zuordnen lassen.
• Kostenlose Browser-Erweiterungen und No-Name-Apps ohne klare Angaben zur Datenverarbeitung sind ein häufiger blinder Fleck – im Zweifel Finger weg.
• Der Upload ganzer Dokumente wird unterschätzt: In Anhängen und Screenshots stecken oft mehr personenbezogene Daten als im getippten Text.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag allein genügt nicht, wenn das Modelltraining nicht abgeschaltet ist – beides gehört zusammen.
• Ein Geschäftstarif macht nicht automatisch alles zulässig: Rechtsgrundlage und ein klarer Zweck bleiben nötig.
• Ohne eine einfache interne Regel entscheidet im Zweifel jede Person im Team selbst – und damit uneinheitlich.
• Mündliche Zusagen ersetzen keinen Vertrag und keine geprüften Einstellungen.
• Tarife, Einstellungen und Rechtslage ändern sich schnell; ein einmal geprüfter Stand veraltet und sollte regelmäßig nachgezogen werden.

Checkliste

• ☐ Ich habe unsere häufigsten KI-Eingaben in drei Körbe sortiert (unbedenklich / nur mit Vertrag / gehört nicht hinein).
• ☐ Für jedes geschäftlich genutzte KI-Tool ist geklärt, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
• ☐ Das Modelltraining ist für unsere Eingaben abgeschaltet.
• ☐ Personenbezogene Daten nutzen wir nur in einem Geschäfts-, Team- oder Enterprise-Tarif.
• ☐ Wir haben geprüft, ob eine Verarbeitung in Europa möglich ist.
• ☐ Namen, Adressen und Nummern ersetzen wir vor der Eingabe durch Platzhalter.
• ☐ Es gibt eine einfache schriftliche Regel, was das Team eingeben darf und was nicht.
• ☐ Hochgeladene Dokumente und Screenshots prüfen wir vorher auf versteckte personenbezogene Daten.
• ☐ Besonders sensible Daten bleiben außen vor, bis eine rechtliche Freigabe vorliegt.
• ☐ Wir prüfen den Stand alle paar Monate erneut, weil sich Tarife und Rechtslage ändern.

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