Wie schreibe ich einen guten Prompt für ChatGPT?

Quellenart: Allgemeine Methodik, gestützt auf die aktuelle Fachpraxis (Stand August 2026). Kein persönlicher Kundenfall, kein Erfolgsversprechen.

Direkte Antwort

Ein guter Prompt ist keine Zauberformel, sondern eine klare Auftragsbeschreibung. Geben Sie der KI vier Dinge mit: die Rolle, die sie einnehmen soll, den Kontext Ihrer Situation, die konkrete Aufgabe und das Format, in dem Sie das Ergebnis brauchen. Je genauer Sie das kleinste brauchbare Ergebnis beschreiben, desto verwertbarer ist die Antwort. Aktuelle Modelle verzeihen zwar unsauberes Deutsch und Tippfehler – eine vage Anfrage führt aber weiterhin zu einer vagen Antwort. Der Unterschied zwischen einem schlechten und einem guten Prompt ist meist größer als der Unterschied zwischen zwei konkurrierenden KI-Werkzeugen.

Für wen gilt das – und wofür nicht?

Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen, Inhaber und Mitarbeitende in inhabergeführten Betrieben aus der Region Starnberg, München und Fürstenfeldbruck, die Textassistenten wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot für den Büroalltag nutzen: für Angebote, E-Mails, Zusammenfassungen, Protokolle oder erste Entwürfe.

Wofür die Methodik ausdrücklich nicht gedacht ist: Sie ersetzt keine fachliche Beratung. Bei rechtlichen, steuerlichen oder medizinischen Fragen bleiben Fachleute zuständig. Sie ist auch kein Freibrief, vertrauliche oder personenbezogene Daten in ein öffentliches KI-Werkzeug einzugeben. Und sie beschreibt allgemeine Textassistenten, nicht speziell trainierte oder automatisierte Systeme, für die andere Regeln gelten.

Ein guter Prompt ist kein Zauberspruch, sondern die gleiche klare Auftragsbeschreibung, die Sie einer neuen Mitarbeiterin am ersten Arbeitstag geben würden: Rolle, Kontext, Aufgabe, Wunschformat.

1. Beschreiben Sie zuerst das kleinste brauchbare Ergebnis

Bevor Sie überhaupt tippen, klären Sie für sich selbst, was am Ende herauskommen soll. Nicht „schreib mir eine E-Mail“, sondern „eine freundliche Antwort-E-Mail an einen Bestandskunden, drei bis vier Sätze, mit einem konkreten Terminvorschlag für nächste Woche“. Wer das Ziel unscharf lässt, bekommt einen unscharfen Text zurück und feilt anschließend länger daran herum, als das eigene Schreiben gedauert hätte. Diese Denkweise – erst das Ergebnis, dann der Auftrag – hilft besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie Angeboten und E-Mails, die Sie ohnehin jede Woche schreiben.

2. Geben Sie der KI eine Rolle und den nötigen Kontext

Ein Textassistent kennt Ihren Betrieb nicht. Er weiß nicht, dass Sie einen Zwölf-Personen-Malerbetrieb führen, dass der Empfänger seit Jahren Stammkunde ist oder dass Sie am Telefon lieber sachlich als flapsig klingen. Genau das müssen Sie mitliefern. Ein kurzer Vorsatz genügt: „Sie sind die erfahrene Büroleitung in einem Handwerksbetrieb. Der Empfänger ist ein langjähriger Kunde. Der Ton ist freundlich, aber knapp.“ Fachleute nennen die Verschiebung der letzten Jahre „Kontext statt Wortakrobatik“: Nicht das clevere Formulieren einzelner Sätze bringt heute den größten Sprung, sondern die richtigen Hintergrundinformationen, bevor die Aufgabe überhaupt gestellt wird.

3. Sagen Sie, in welcher Form Sie das Ergebnis brauchen

Das Format entscheidet, ob Sie das Ergebnis direkt verwenden können oder nachbauen müssen. Geben Sie es vor: Länge („maximal fünf Sätze“), Aufbau („als Stichpunktliste“), Ton („sachlich, ohne Werbesprache“) und Sprache oder Anrede („durchgehend Sie-Form“). Wenn Sie eine Tabelle brauchen, verlangen Sie eine Tabelle. Wenn das Ergebnis in eine bestehende Vorlage passen soll, beschreiben Sie die Vorlage. Je klarer die Form, desto weniger Nacharbeit.

4. Zeigen Sie ein Beispiel, statt es zu beschreiben

Stil lässt sich schwer in Worte fassen, aber leicht zeigen. Wenn Ihnen der Ton wichtig ist, fügen Sie eine frühere, gelungene E-Mail als Muster in den Prompt ein und bitten Sie darum, den Stil zu übernehmen. Zwei, drei Beispiele reichen oft, damit die Antworten klingen wie aus Ihrem Haus und nicht wie aus einem Werbeprospekt. Das kostet beim ersten Mal ein paar Minuten und spart danach bei jeder Wiederholung Zeit.

5. Arbeiten Sie in Runden, nicht im ersten Versuch

Der erste Entwurf ist Rohmaterial, kein Endprodukt. Statt einen perfekten Prompt zu suchen, verbessern Sie das Ergebnis Schritt für Schritt: „Kürzer.“, „Sachlicher.“, „Streichen Sie den letzten Absatz.“, „Nennen Sie einen konkreten Termin.“ Diese Runden dauern Sekunden und führen verlässlicher zum Ziel als der Versuch, alles im ersten Anlauf richtig zu formulieren.

Prüfen Sie kurz, bevor Sie abschicken

• Habe ich gesagt, welche Rolle die KI einnehmen soll?
• Weiß die KI genug über die Situation – oder rät sie?
• Habe ich das gewünschte Format genannt (Länge, Aufbau, Ton)?
• Ist klar, was das fertige Ergebnis können muss?
• Habe ich ein Beispiel mitgegeben, wenn der Stil wichtig ist?

Ein Beispiel zur Veranschaulichung

Das folgende Beispiel ist eine Veranschaulichung der Methodik, kein Kundenfall.

Vorher: „Schreib eine E-Mail an einen Kunden wegen einer Verspätung.“ Das Ergebnis ist meist ein allgemeiner, austauschbarer Text ohne konkreten Bezug.

Nachher: „Sie sind die Büroleitung eines Sanitärbetriebs. Schreiben Sie eine Antwort-E-Mail an einen langjährigen Kunden, dessen Badumbau sich um eine Woche verschiebt, weil Material fehlt. Ton: ehrlich und lösungsorientiert. Länge: vier bis fünf Sätze. Nennen Sie einen neuen, konkreten Starttermin und bieten Sie ein kurzes Telefonat an. Sie-Form.“ Dieser Prompt liefert einen Entwurf, den Sie in der Regel nur noch leicht anpassen müssen. Der Unterschied liegt nicht an einem Trick, sondern daran, dass Rolle, Kontext, Aufgabe und Format benannt sind.

Grenzen und typische Fehler

• Vertrauliche oder personenbezogene Daten eingeben. Kundennamen, Verträge oder Gesundheitsdaten gehören nicht ungeprüft in ein öffentliches Werkzeug. Was hineindarf und was besser nicht, klärt der Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben.
• Das Ergebnis ungeprüft übernehmen. Ein Textassistent kann überzeugend klingen und trotzdem falsch liegen. Wie Sie das gegenprüfen, zeigt Wie erkenne ich, ob eine KI-Antwort stimmt.
• Fünf Aufgaben in einen Prompt packen. Wer gleichzeitig recherchieren, texten und übersetzen lässt, bekommt für alles ein mittelmäßiges Ergebnis. Eine Aufgabe pro Prompt.
• „Wundermittel-Prompts“ aus dem Netz kopieren. Vorlagen mit angeblichen Geheimformeln veralten schnell und passen selten zu Ihrem Betrieb. Die vier Bausteine tragen länger als jede Zauberformel.
• Kein Format und kein Beispiel vorgeben und sich anschließend über beliebige Ergebnisse wundern.
• Erwarten, dass die KI Ihren Betrieb kennt. Ohne Kontext rät das Modell – und rät oft daneben.
• Bei Fach- und Rechtsfragen der KI mehr vertrauen als Fachleuten. Ein Textassistent ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung.
• Endlos am Wortlaut feilen. Wenn das Ergebnis nicht stimmt, liegt es meist am fehlenden Kontext, nicht am Komma im Prompt.

Checkliste

• ☐ Ich habe das kleinste brauchbare Ergebnis in einem Satz beschrieben.
• ☐ Ich habe der KI eine passende Rolle gegeben.
• ☐ Ich habe den nötigen Kontext genannt (Betrieb, Empfänger, Anlass).
• ☐ Ich habe die Aufgabe konkret und einzeln formuliert.
• ☐ Ich habe Länge, Aufbau und Ton als Format vorgegeben.
• ☐ Bei wichtigem Stil habe ich ein Beispiel mitgegeben.
• ☐ Ich habe keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten eingegeben.
• ☐ Ich habe das Ergebnis gegengelesen, bevor es hinausgeht.
• ☐ Ich habe in einer zweiten Runde nachgeschärft, statt neu zu starten.
• ☐ Ich habe geprüft, ob Zahlen und Fakten wirklich stimmen.

Nächster Schritt

Wenn Sie herausfinden möchten, an welchen Stellen sich KI in Ihrem Betrieb wirklich lohnt, buchen Sie ein kostenloses Kennenlerngespräch: 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich. LIBUCO® begleitet inhabergeführte KMU in Starnberg, München und Fürstenfeldbruck dabei, KI ruhig und alltagstauglich einzuführen – Schritt für Schritt statt mit dem großen Wurf.