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Kann ich eine Rechnung mit KI schreiben – und was muss draufstehen?

· Ben Kübrich · aktualisiert

Veröffentlicht: 02.11.2026 · Fachlich geprüft: 02.11.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die Aussagen zu Pflichtangaben, E-Rechnung, Fristen und Aufbewahrung stützen sich auf belegte Primärquellen, nämlich den Wortlaut des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auf gesetze-im-internet.de. Die Hinweise zum Umgang einer KI mit Fakten folgen allgemeiner Fachmethodik aus der Anleitung des KI-Anbieters Anthropic (alle Quellen zuletzt am 02.11.2026 abgerufen). Die „LIBUCO®-Zwei-Spuren-Regel“ ist eine eigene LIBUCO®-Methode, keine Norm. Das Beispiel ist konstruiert. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Direkte Antwort

Die Rechnung erstellt Ihr Rechnungsprogramm, eine KI hilft dabei. Sie formuliert die Leistungsbeschreibung verständlich und gleicht einen Entwurf mit den Pflichtangaben aus § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes ab, etwa Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Diese Werte soll die KI weder erzeugen noch ändern, weil sie sachlich falsche Angaben erzeugen kann. Rechnungen an inländische Unternehmen müssen grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen sein; Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF sind übergangsweise für Leistungen aus 2026 bis Ende 2026 erlaubt, bei kleinerem Vorjahresumsatz auch für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Die Antwort richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe, die ihre Rechnungen selbst schreiben, etwa Handwerksbetriebe, Werkstätten, Dienstleister oder Läden in Gilching, im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck oder im Münchner Umland. Sie gilt nicht für Rechnungen ins Ausland, nicht für Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, und nicht für die steuerliche Frage, welcher Steuersatz oder welche Befreiung im Einzelfall gilt. Dafür ist Ihre Steuerberatung zuständig.

Was kann eine KI bei der Rechnung leisten?

Die KI hilft beim Formulieren und Abgleichen. Aus Ihren Stichpunkten kann sie eine Leistungsbeschreibung machen, die der Kunde versteht, etwa „Wände und Decke im Flur gespachtelt und zweimal gestrichen“ statt „Malerarbeiten EG“. Einen fertigen Entwurf kann sie Punkt für Punkt mit der Liste aus § 14 Abs. 4 UStG vergleichen und melden, welche Angabe sie nicht findet.

Was sie nicht leisten sollte: Zahlen liefern. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Das leistet Ihr Rechnungsprogramm oder eine eigene fortlaufende Liste, aber keine KI, die Ihre bisherigen Nummern nicht kennt. Beim Steuerbetrag ist ein Fehler teuer: Wer einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Eine KI kann Text erzeugen, der sachlich falsch ist oder nicht zu den gelieferten Unterlagen passt (Anthropic, „Reduce hallucinations“). Anthropic rät deshalb, ihr ausdrücklich zu erlauben, Unsicherheit zuzugeben, und Aussagen mit Zitaten aus den gelieferten Unterlagen belegen zu lassen (Anthropic, Reduce hallucinations).

Eine KI kann die Leistungsbeschreibung einer Rechnung formulieren und einen Entwurf auf fehlende Pflichtangaben prüfen; Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz und das E-Rechnungsformat legen Sie mit Ihrem Rechnungsprogramm fest, nicht die KI.

Reicht ein PDF, oder brauche ich eine E-Rechnung?

Bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung die Regel. Das Gesetz unterscheidet die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format von der „sonstigen Rechnung“ auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein reines PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Das strukturierte Format muss der europäischen Norm nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen beiden Seiten vereinbart sein und die vollständige Übertragung in ein normgerechtes Format ermöglichen.

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze aus 2025 und 2026 sind Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr die dort genannte Grenze nicht überschritten hat (Nr. 2). Bei elektronischem Datenaustausch (EDI) ist für Umsätze aus 2027 mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format möglich, Papier nicht (Nr. 3). Achtung: Eine Leistung aus 2026, die Sie erst 2027 abrechnen, fällt unter keine dieser Übergangsregeln; an Unternehmen im Inland geht sie dann grundsätzlich als E-Rechnung, außer es ist eine Kleinbetragsrechnung oder Sie sind Kleinunternehmer. Ob Ihr Betrieb unter die Umsatzgrenze fällt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Als LIBUCO®-Faustregel empfehlen wir: Eine E-Rechnung erzeugen Sie mit einem Programm, das das Format ausdrücklich unterstützt, nicht im Chatfenster einer KI. Wie eingehende E-Rechnungen und Belege verarbeitet werden, erklärt der Beitrag Kann KI meine Belege und Rechnungen für die Buchhaltung vorsortieren?

Was gilt bei Privatkunden?

Für Privatkunden sind Sie zur Rechnung berechtigt, aber nur in bestimmten Fällen verpflichtet. Eine Pflicht besteht unter anderem bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, also bei vielen Handwerksaufträgen im Haus oder Garten; die Rechnung ist dann innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). In diesen Fällen gehört ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG); der private Kunde muss Rechnung, Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein KI-Abgleich kann einen fehlenden Hinweis anzeigen, wenn Sie Nr. 9 in die Liste aufnehmen und angeben, dass es eine Grundstücksleistung an einen Privatkunden ist.

Die LIBUCO®-Zwei-Spuren-Regel

Als eigene LIBUCO®-Methode empfehlen wir, eine Rechnung in zwei getrennten Spuren zu erstellen:

  1. Spur Zahlen und Pflichtangaben: Kundendaten, Rechnungsnummer, Datum, Mengen, Preise und Format kommen aus Ihrem Rechnungsprogramm und Ihren Unterlagen. Den Steuersatz legen Sie fest, im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung; den Steuerbetrag berechnet das Programm.
  2. Spur Text und Kontrolle: Die KI formuliert die Leistungsbeschreibung aus Ihren Stichpunkten und gleicht den fertigen Entwurf mit der Pflichtliste ab. Sie verändert keinen Wert aus Spur 1.

Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

  1. Stichpunkte notieren: was gemacht wurde, wo, wann, mit welchem Material.
  2. Ohne Kundendaten formulieren lassen: Für die Leistungsbeschreibung braucht die KI weder Namen noch Anschrift. Was Sie in ein KI-Werkzeug geben sollten, klärt der Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben – und welche besser nicht?
  3. Text ins Rechnungsprogramm übernehmen: Dort ergänzen Sie Kunde, Positionen, Preise und Steuersatz.
  4. Entwurf abgleichen lassen: mit dem Muster-Prompt unten, ohne Kundendaten.
  5. Jede Meldung selbst nachlesen: Was die KI als fehlend meldet, prüfen Sie im Entwurf und im Gesetzestext.
  6. Format wählen und versenden: E-Rechnung oder sonstige Rechnung, je nach Empfänger und Übergangsregel.

Ein Muster-Prompt:

„Prüfen Sie den folgenden Rechnungsentwurf ausschließlich darauf, ob er die Angaben aus der folgenden Liste enthält. Zitieren Sie zu jeder Angabe die Stelle im Entwurf wörtlich. Finden Sie keine Stelle, schreiben Sie ‚fehlt‘. Rechnen Sie nichts nach, ändern Sie keine Zahl und ergänzen Sie keine Werte. Liste: … Entwurf: …“

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, hilft der Beitrag Kann eine KI mir helfen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schreiben? beim nächsten Schritt.

Wie sieht das in einem Malerbetrieb aus?

Konstruiertes Beispiel, kein realer Kundenfall: Ein Malerbetrieb mit vier Beschäftigten streicht für eine Privatkundin Treppenhaus und Flur. Der Inhaber lässt die Leistungsbeschreibung aus seinen Stichpunkten von einer KI formulieren und übernimmt sie ins Rechnungsprogramm. Den fertigen Entwurf ohne Namen gleicht die KI mit der Pflichtliste ab und meldet, dass der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Kundin fehlt. Den Hinweis ergänzt er als festen Textbaustein in seiner Vorlage. Rechnungsnummer und Steuerbetrag lässt er so, wie das Programm sie vergeben und berechnet hat; den Steuersatz hat er selbst festgelegt. Die KI hat an keiner Zahl etwas geändert.

Grenzen und typische Fehler

Die folgenden Punkte sind mögliche Fehlerquellen, wenn eine KI beim Schreiben einer Rechnung mitarbeitet; über ihre Häufigkeit sagt diese Liste nichts.

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste: Bevor die Rechnung rausgeht

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich berät mit LIBUCO® in Gilching inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe aus dem Landkreis Starnberg, Fürstenfeldbruck und dem Münchner Umland beim Einsatz von KI im Arbeitsalltag. Sein Schwerpunkt liegt auf klaren Abläufen, nachvollziehbaren Prüfschritten und einem DSGVO-bewussten Umgang mit Daten. Er ist kein Steuerberater.

Nächster Schritt

Wenn Sie Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen mit KI vorbereiten möchten, ohne dass falsche Zahlen oder fehlende Pflichtangaben durchrutschen, bringen Sie Ihren bisherigen Ablauf in ein kostenloses Kennenlerngespräch mit: 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich.