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Welche Kosten kommen bei KI im Betrieb außer der Lizenz noch dazu?

· Ben Kübrich · aktualisiert

Veröffentlicht: 11.10.2026 · Fachlich geprüft: 11.10.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die rechtlichen Punkte stützen sich auf belegte Primärquellen: Art. 28 DSGVO, die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024 und die Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung. Die Angaben zu Lizenzmodellen stammen aus Herstellerseiten von Microsoft und OpenAI, die Zahlen zu Hemmnissen aus einer Bitkom-Befragung vom September 2026 (alle am 11.10.2026 abgerufen). Die „LIBUCO®-Kostenliste“ ist eine eigene Methode aus der Beratung, keine erhobene Statistik. Das Praxisbeispiel ist konstruiert. Beträge nennt dieser Beitrag bewusst nicht, weil Preise sich ändern und von Ihrem Vertrag abhängen.

Direkte Antwort

Neben der KI-Lizenz kosten vor allem Arbeitszeit, Voraussetzungen und Pflichten Geld: eine passende Grundlizenz, falls die KI nur als Zusatz buchbar ist, die Klärung des Datenschutzes mit Auftragsverarbeitungsvertrag und gegebenenfalls Folgenabschätzung, die Schulung der Beschäftigten, das Aufräumen der eigenen Daten und Dokumente sowie die laufende Prüfung der Ergebnisse. Bei Automatisierungen über eine Programmierschnittstelle kommen nutzungsabhängige Gebühren hinzu. Die wichtigste Einschränkung: Wie hoch diese Posten ausfallen, hängt von Ihrem Betrieb ab und lässt sich erst nach einem kleinen Test ehrlich schätzen.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Die Antwort richtet sich an Inhaber kleiner Betriebe mit etwa drei bis zwanzig Beschäftigten, die eine KI-Anwendung wie ChatGPT, Gemini oder Microsoft Copilot im Team einführen wollen und vorher wissen möchten, womit sie rechnen müssen. Sie gilt nicht für Unternehmen, die eigene KI-Modelle entwickeln oder als Anbieter eines KI-Systems auftreten; dort kommen weitere Pflichten aus der KI-Verordnung hinzu. Sie ersetzt auch keine Rechts- oder Steuerberatung: Ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen, klären Sie im Einzelfall mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Warum reicht der Blick auf die Lizenz nicht?

Die Lizenz hat in der Regel einen ausgewiesenen Preis, die übrigen Posten nicht. Die übrigen Kosten entstehen im eigenen Betrieb: als Arbeitszeit, als zusätzliche Verträge oder als Pflichten, die mit dem Einsatz verbunden sind. Dass das viele Unternehmen beschäftigt, zeigt die Bitkom-Befragung vom September 2026: 63 Prozent der Unternehmen ohne KI nennen schwer zu kalkulierende Kosten als Hemmnis, und auch bei Unternehmen, die KI bereits nutzen, sind es 54 Prozent (Bitkom). Befragt wurden allerdings nur Unternehmen ab 20 Beschäftigten; für kleinere Betriebe liefert die Befragung keine Zahlen.

Neben der Lizenz entstehen bei KI weitere Kosten, die meist als Arbeitszeit anfallen: für Datenschutz, Schulung, Datenpflege und die Prüfung der Ergebnisse.

Die LIBUCO®-Kostenliste: sieben Posten neben der Lizenz

In der Beratung gehen wir vor einer Einführung diese sieben Posten durch. Das ist eine eigene Methode von LIBUCO®, keine Norm und keine Statistik. Zu jedem Posten gehört eine Frage, die Sie selbst beantworten können.

1. Grundlizenz und Mindestmengen

Manche KI-Angebote setzen ein anderes Abonnement voraus. Microsoft Copilot ist laut Microsoft ein Zusatzplan, der nur zusammen mit einer passenden Microsoft-365-Lizenz buchbar ist (Microsoft Learn). ChatGPT Business verlangt mindestens zwei Plätze je Arbeitsbereich und berechnet alle Plätze im Arbeitsbereich (OpenAI Help Center). Prüffrage: Welche Lizenz brauchen wir zusätzlich, und für wie viele Personen müssen wir mindestens zahlen? Ob für den Anfang auch eine kostenlose Version reicht, steht im Beitrag Reicht die kostenlose Version von ChatGPT oder Gemini für meinen Betrieb?

2. Datenschutz: Vertrag und Vorabprüfung

Laufen personenbezogene Daten durch die KI-Anwendung eines externen Anbieters, ist dieser laut Datenschutzkonferenz häufig Auftragsverarbeiter, und es braucht eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO (DSK-Orientierungshilfe, Rn. 32; Art. 28 DSGVO). Vor der Verarbeitung ist eine Vorabprüfung des Risikos vorzunehmen; ergibt sie ein voraussichtlich hohes Risiko, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig, was bei KI-Anwendungen laut DSK „vielfach“ der Fall sein wird (Rn. 38–39). Das kostet Zeit – Ihre eigene und gegebenenfalls die Ihres Datenschutzbeauftragten. Wann genau ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist, erklärt der Beitrag Wann brauche ich bei einer KI-Umsetzung einen AVV? Prüffrage: Welche personenbezogenen Daten sollen hinein, und wer prüft den Vertrag des Anbieters?

3. Schulung der Beschäftigten

Seit dem 2. Februar 2025 müssen auch Betriebe, die KI nur nutzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen; die nationalen Behörden überwachen das laut EU-Kommission ab August 2026 (EU-Kommission). Ein Zertifikat ist nicht nötig; eine interne Dokumentation der Schulungen reicht. Auch die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Beschäftigte durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche zu sensibilisieren (Rn. 46). Der Posten ist vor allem Arbeitszeit: die Stunden, in denen Ihr Team lernt statt arbeitet. Für den Einstieg eignet sich zum Beispiel das kostenlose Webinar „Was ist KI?“ von LIBUCO®. Wie Sie das im Team angehen, beschreibt der Beitrag Wie bringe ich meinem Team KI bei? Prüffrage: Wer lernt was bis wann, und wo halten wir das fest?

4. Geräte und betriebliche Zugänge

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, dass Arbeitgeber für die berufliche Nutzung von KI-Anwendungen Geräte und Zugänge zur Verfügung stellen (Rn. 41), statt private Konten zu dulden. Das bedeutet betriebliche Konten für jede Person, die mit der KI arbeitet – und jemanden, der Zugänge anlegt und beim Ausscheiden wieder entzieht. Prüffrage: Wer verwaltet die Zugänge, und was passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt?

5. Daten und Dokumente aufräumen

Eine KI arbeitet mit dem, was Sie ihr geben. Veraltete Preislisten, doppelte Vorlagen oder widersprüchliche Arbeitsanweisungen führen zu falschen Antworten. Das Aufräumen ist reine Arbeitszeit und wird nach unserer Beobachtung in der Beratung am häufigsten unterschätzt – eine Beobachtung, keine Statistik. In der Bitkom-Befragung nennen 40 Prozent der Unternehmen ohne KI fehlende Daten als Hemmnis (Bitkom). Prüffrage: Welche Dokumente soll die KI nutzen, und wer stellt sicher, dass sie aktuell sind?

6. Nutzungsabhängige Gebühren bei Automatisierungen

Wer KI nicht nur im Chatfenster nutzt, sondern über eine Programmierschnittstelle in eigene Abläufe einbindet, zahlt dort meist nach Verbrauch. OpenAI rechnet die API nach verarbeiteten Tokens ab, auch Bilder werden in Tokens umgerechnet (OpenAI API Pricing). Dazu kommen gegebenenfalls Gebühren für die Automatisierungsplattform. Diese Kosten wachsen mit der Menge und lassen sich erst nach einem Test mit echten Mengen schätzen. Prüffrage: Wie viele Vorgänge pro Monat laufen durch den Ablauf, und wo sehen wir den Verbrauch?

7. Laufende Prüfung und Pflege

KI-Ergebnisse brauchen eine menschliche Prüfung, bevor sie den Betrieb verlassen. Diese Prüfzeit fällt bei jedem Vorgang an, nicht nur bei der Einführung. Hinzu kommt Pflege: Anbieter ändern Funktionen, Namen und Lizenzbedingungen, und Ihre Anweisungen und Vorlagen müssen mitwachsen. Prüffrage: Wer prüft die Ergebnisse, und wer schaut einmal im Quartal, ob Lizenz und Abläufe noch passen?

Ein konstruiertes Beispiel aus dem Handwerk

Das folgende Beispiel ist konstruiert und dient nur der Veranschaulichung. Ein Elektrobetrieb mit acht Beschäftigten im Landkreis Starnberg möchte, dass zwei Bürokräfte Angebotstexte und Kundenmails mit KI vorbereiten. Der Inhaber vergleicht zunächst nur die Lizenzpreise. Beim Durchgehen der Kostenliste zeigt sich: Der Betrieb hat bereits Microsoft 365, braucht also für Copilot keinen neuen Grundvertrag, wohl aber den Zusatzplan für beide Bürokräfte (Posten 1). In den Mails stehen Namen und Adressen, also gehört die Prüfung des Anbietervertrags auf die Liste (Posten 2). Die beiden Bürokräfte brauchen eine Einweisung, die festgehalten wird (Posten 3). Die Textbausteine für Angebote sind über Jahre gewachsen und widersprechen sich teilweise (Posten 5). Der Inhaber entscheidet, zuerst die Textbausteine aufzuräumen und erst danach die Lizenzen zu buchen.

Wie schätzen Sie die Kosten, bevor Sie sich festlegen?

Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf und einem kleinen Kreis von Personen. Gehen Sie die sieben Posten für genau diesen Ablauf durch und schreiben Sie zu jedem auf, wer daran arbeitet und wie lange es nach Ihrer Schätzung dauert. Nach einigen Wochen Test vergleichen Sie Schätzung und tatsächlichen Aufwand. Erst dann ist eine Entscheidung über weitere Lizenzen belastbar. Lizenzen, die monatlich kündbar sind, halten den Test flexibel; prüfen Sie die Laufzeit vor dem Abschluss.

Grenzen und typische Fehler

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich berät mit LIBUCO® in Gilching inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe dazu, wo KI im Arbeitsalltag hilft und wo nicht. Der Schwerpunkt liegt auf Betrieben ohne eigene IT-Abteilung im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck und im westlichen Münchner Umland. Ein wiederkehrendes Thema in seiner Arbeit ist, vor einer Einführung den ganzen Aufwand sichtbar zu machen und nicht nur den Preis der Lizenz.

Nächster Schritt

Wenn Sie vor einer Lizenzentscheidung stehen, lässt sich die Kostenliste an Ihrem konkreten Ablauf durchgehen. Bringen Sie mit, welche Aufgabe die KI übernehmen soll, wer damit arbeiten würde und welche Programme Sie heute nutzen; wir klären gemeinsam, welche der sieben Posten bei Ihnen ins Gewicht fallen. Das kostenlose Kennenlerngespräch dauert 30 Minuten, findet per Video oder Telefon statt und ist unverbindlich.