Wie schütze ich meinen Betrieb vor KI-Betrug wie Deepfakes und gefälschten Chef-Anrufen?

Quellenart: Allgemeine Methodik, gestützt auf öffentliche Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Kein dokumentierter LIBUCO®-Einzelfall – die beschriebenen Verfahren stammen aus anerkannter Sicherheitspraxis, nicht aus einem eigenen Erlebnisfall.

Direkte Antwort

Der wirksamste Schutz vor KI-Betrug ist organisatorisch, nicht technisch. Legen Sie eine feste Regel fest: Jede Zahlungs- oder Datenfreigabe, die per Anruf, Videocall oder Nachricht angeblich „vom Chef“, von einer Kollegin oder einem Lieferanten kommt, wird über einen zweiten, unabhängigen Kanal bestätigt – ein Rückruf auf eine fest hinterlegte Nummer, ein vorab vereinbartes Codewort oder das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen. Verlassen Sie sich nicht darauf, eine gefälschte Stimme oder ein manipuliertes Video am Klang oder am Bild zu erkennen: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist darauf hin, dass schon heute technisch versierte Laien überzeugende Fälschungen erstellen können und die Erkennung mit bloßem Auge oder Ohr zunehmend versagt. Wer diese eine Bestätigungsregel konsequent einführt, nimmt der häufigsten Masche – dem sogenannten CEO-Fraud – die Grundlage, und das ohne teure Technik.

Für wen gilt das – und für wen nicht?

Dieser Beitrag richtet sich an inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe, in denen Zahlungen und Freigaben oft informell per Zuruf laufen: ein kurzer Anruf, eine schnelle Nachricht, und die Überweisung geht raus. Genau diese kurzen Wege, die den Mittelstand schnell machen, sind die Einfallstür. Gerade in der Region Starnberg, München und Fürstenfeldbruck arbeiten viele Betriebe mit schlanken Teams, in denen eine Person Einkauf, Buchhaltung und Freigabe zugleich verantwortet.

Nicht behandelt wird hier die technische Analyse einzelner Fälschungen – dafür gibt es Medienforensik und spezialisierte Dienstleister. Dies ist außerdem keine Rechtsberatung zu Haftung oder Versicherung und kein Ersatz für Ihre IT-Grundsicherung wie Datensicherung, Passwörter und Updates. Es geht um eine Handvoll Abläufe, die Sie selbst und ohne Budget einführen können.

So läuft ein KI-Betrug typischerweise ab (dokumentiertes Angriffsmuster, kein Einzelfall)

Das folgende Muster ist kein realer LIBUCO®-Fall, sondern der von Sicherheitsbehörden vielfach beschriebene Ablauf – schematisch dargestellt, damit Sie die Hebel erkennen:

Es ist Freitagnachmittag. Eine Mitarbeiterin in der Buchhaltung erhält einen Anruf. Am Telefon ist – so klingt es – die Geschäftsführung: dieselbe Stimme, derselbe Tonfall. Es gehe um eine vertrauliche, eilige Zahlung an einen neuen Lieferanten, der Abschluss hänge davon ab, bitte sofort und ohne Rückfrage bei den Kollegen. Kurz darauf kommt eine bestätigende E-Mail, die täuschend echt aussieht. Der Druck ist hoch, die Stimme vertraut, der Vorgang wirkt plausibel.

Drei Zutaten machen den Angriff erfolgreich: eine geklonte Stimme oder ein gefälschtes Video, künstlicher Zeitdruck und die Bitte, den normalen Weg „ausnahmsweise“ zu umgehen. Fällt eine dieser Zutaten weg – etwa weil ein Rückruf Pflicht ist –, bricht die Masche zusammen.

Was ist heute technisch möglich – und was heißt das für Sie?

Für das Klonen einer Stimme genügen inzwischen kurze, öffentlich verfügbare Audioaufnahmen, etwa aus einem Podcast, einem Messevideo oder einer Sprachnachricht. Das BSI beschreibt, dass Gesichter in Videocalls in Echtzeit getauscht werden können und die dafür nötige Datenmenge stetig sinkt. Typische Schwächen von Fälschungen – ein metallischer Klang, monotone Betonung, eine leichte Verzögerung im Gespräch – können ein Warnsignal sein, sind aber kein verlässlicher Test.

Die entscheidende Konsequenz: Erkennungssoftware allein reicht nicht. Das BSI hält ausdrücklich fest, dass automatische Detektion oft nur unter bestimmten Bedingungen funktioniert und keinen vollständigen Schutz bietet. KI verändert eben nicht nur Ihre Chancen, sondern auch die Spielregeln – ähnlich wie neue Vorgaben, über die der Beitrag Was bedeutet der EU AI Act für mein kleines Unternehmen? informiert. Ihre beste Verteidigung ist deshalb ein fester Ablauf, der auch dann greift, wenn die Fälschung perfekt ist.

1. Führen Sie eine feste Rückruf-Regel ein

Vereinbaren Sie: Ungewöhnliche oder eilige Zahlungsanweisungen werden immer per Rückruf bestätigt – und zwar auf eine intern hinterlegte Nummer, niemals auf die Nummer aus dem verdächtigen Anruf oder der E-Mail. Eine echte Führungskraft wird diese Rückfrage begrüßen. Wer Sie unter Druck setzt, den Rückruf zu überspringen, macht sich verdächtig.

2. Vereinbaren Sie ein Codewort für heikle Freigaben

Legen Sie ein einfaches Codewort fest, das nur Ihr Kernteam kennt und das bei sensiblen Freigaben mündlich abgefragt wird. Teilen Sie es nie über denselben Kanal, über den die Anweisung kommt, und nie schriftlich per E-Mail. Ein Codewort kostet nichts und schlägt jede geklonte Stimme.

3. Machen Sie das Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen zur Pflicht

Ab einem selbst gewählten Betrag gilt: keine Überweisung ohne Freigabe durch eine zweite berechtigte Person. Das verlangsamt keinen seriösen Geschäftsvorgang spürbar, hält aber den einen teuren Fehler auf. Halten Sie die Regel schriftlich fest, damit sie auch bei Urlaub und Vertretung greift.

4. Verkleinern Sie die Angriffsfläche

Je mehr ein Angreifer über interne Abläufe, Namen und Zuständigkeiten weiß, desto glaubwürdiger wird sein Skript. Achten Sie darauf, welche Informationen öffentlich einsehbar sind, und gehen Sie sparsam mit internen Daten in offenen Werkzeugen um. Der Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben – und welche besser nicht? zeigt, wie Sie dabei DSGVO-bewusst vorgehen.

5. Sprechen Sie mit dem Team über den Ernstfall

Der stärkste Schutz ist ein Team, das die Masche kennt und weiß, dass Nachfragen erwünscht sind. Das BSI nennt Aufklärung als eine zentrale Gegenmaßnahme. Machen Sie unmissverständlich klar: Niemand bekommt Ärger, weil er eine Zahlung kurz stoppt und rückfragt – wohl aber wird ein übersprungener Rückruf zum Problem.

Der beste Schutz gegen einen gefälschten Chef-Anruf ist kein Erkennungstool, sondern eine einfache Regel: kein Geld und keine Daten ohne Bestätigung über einen zweiten, vorher vereinbarten Kanal.

Wie gut sind Sie vorbereitet? Prüffragen

Beantworten Sie diese Fragen ehrlich für Ihren Betrieb:

• Gibt es bei Ihnen eine schriftliche Regel, wie eine Zahlungsanweisung bestätigt wird?
• Weiß Ihre Buchhaltung, auf welche Nummer sie im Zweifel zurückruft?
• Gibt es ein Codewort für sensible Freigaben – und kennen es nur die richtigen Personen?
• Ab welchem Betrag greift bei Ihnen das Vier-Augen-Prinzip?
• Wüsste eine Urlaubsvertretung, was im Verdachtsfall zu tun ist?
• Wann haben Sie zuletzt mit dem Team über Deepfake-Betrug gesprochen?

Grenzen und typische Fehler

• Sich auf das eigene Gehör oder Auge zu verlassen: Laut BSI überschätzen viele Menschen ihre Fähigkeit, Fälschungen zu erkennen. Die Stimme klingt echt – das ist gerade der Punkt.
• Erkennungssoftware für die alleinige Lösung zu halten: Sie kann unterstützen, versagt aber bei neuen Fälschungsmethoden und bietet keinen vollständigen Schutz.
• Die Regel nur mündlich zu vereinbaren: Was nicht schriftlich steht, gilt im Stress nicht und fehlt bei Vertretungen.
• Ausnahmen „weil es dringend ist“ zuzulassen: Künstlicher Zeitdruck ist das wichtigste Werkzeug der Täter, keine Rechtfertigung für einen Sonderweg.
• Nur die Geschäftsführung schützen zu wollen: Angegriffen werden Buchhaltung, Assistenz und Einkauf – also die Personen, die tatsächlich Zahlungen auslösen.
• Das Codewort falsch zu teilen: Wird es per E-Mail oder über denselben Kanal wie die Anweisung verschickt, ist es wertlos.
• Sich für „zu klein“ zu halten: Weil kleine Betriebe seltener feste Prüfprozesse haben, sind sie ein lohnendes Ziel.
• Nach einem Beinahe-Vorfall nichts zu ändern und nichts zu melden: Jeder Versuch ist ein kostenloser Test – nutzen Sie ihn, um die Regeln nachzuschärfen, und erstatten Sie im Schadensfall Anzeige.

Checkliste

• ☐ Rückruf-Regel für ungewöhnliche Zahlungen schriftlich festgelegt
• ☐ Feste Rückrufnummern für Geschäftsführung, Bank und wichtige Lieferanten hinterlegt
• ☐ Codewort für sensible Freigaben vereinbart und nur mündlich geteilt
• ☐ Betragsgrenze für das Vier-Augen-Prinzip definiert
• ☐ Regeln gelten auch für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen
• ☐ Team über Deepfake- und CEO-Fraud-Masche informiert
• ☐ Klar kommuniziert, dass Nachfragen ausdrücklich erwünscht sind
• ☐ Öffentlich sichtbare Informationen über interne Abläufe geprüft und reduziert
• ☐ Umgang mit internen Daten in offenen KI-Werkzeugen DSGVO-bewusst geklärt
• ☐ Vorgehen für den Verdachtsfall notiert: stoppen, prüfen, melden, Anzeige erstatten

Nächster Schritt

Wenn Sie unsicher sind, wo Ihr Betrieb angreifbar ist und welche zwei bis drei Regeln bei Ihnen am meisten bewirken, sprechen Sie das in Ruhe durch. In einem kostenlosen Kennenlerngespräch – 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich – ordnet LIBUCO® Ihre Situation ein und zeigt einen realistischen ersten Schritt. Termin vereinbaren: https://libuco.de/termin/

LIBUCO® ist die KI-Beratung von Ben Kübrich für inhabergeführte KMU in der Region Starnberg, München und Fürstenfeldbruck.