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Kann ich eine Verfahrensdokumentation nach GoBD mit KI erstellen?

· Ben Kübrich

Veröffentlicht: 09.11.2026 · Fachlich geprüft: 09.11.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die steuerlichen Aussagen stützen sich auf die Randziffern 151 bis 155 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Amtlichen AO-Handbuch des Bundesfinanzministeriums, auf das BMF-Schreiben zur zweiten Änderung der GoBD vom 14.07.2025, auf §§ 145 und 147 der Abgabenordnung (AO) und auf Veröffentlichungen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks und der Bundessteuerberaterkammer. Der Hinweis zum Umgang einer KI mit fehlenden Angaben folgt einer Anleitung des KI-Anbieters Anthropic (alle am 09.11.2026 abgerufen). Die „LIBUCO®-Belegweg-Probe“ ist eine eigene LIBUCO®-Methode, keine Vorgabe der Finanzverwaltung. Das Beispiel ist konstruiert. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Direkte Antwort

Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD können Sie mit KI gliedern, vorformulieren und lesbar machen, den Inhalt liefert aber Ihr tatsächlicher Ablauf im Betrieb. Eine KI kennt weder Ihre Programme noch Ihre Belegwege. Entscheidend sind drei Punkte: Die Beschreibung muss dem gelebten Verfahren entsprechen, Änderungen müssen versioniert sein, und ein sachverständiger Dritter muss sie in angemessener Zeit nachvollziehen können. Ein KI-Text, der gut klingt, aber nicht zu Ihrem Alltag passt, erfüllt die Anforderung der GoBD nicht, denn das beschriebene Verfahren muss dem tatsächlich eingesetzten voll entsprechen.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Die Antwort richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe, etwa in Gilching, im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck oder im Münchner Umland, die Belege, Rechnungen oder Kassendaten elektronisch verarbeiten und dafür eine Verfahrensdokumentation aufbauen oder auf den aktuellen Stand bringen wollen. Gemeint ist die Vorarbeit mit einem KI-Chat wie ChatGPT oder Gemini. Nicht gemeint sind Unternehmen mit eigener IT-Abteilung und vielen verknüpften Systemen, für die eine Dokumentation deutlich umfangreicher wird. Ebenso wenig ersetzt der Beitrag die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung, besonders bei Kassensystemen oder beim ersetzenden Scannen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation überhaupt?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Betrieb steuerlich wichtige Unterlagen entstehen, bearbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden. Die GoBD nennen als Beispiel den Weg eines elektronischen Dokuments von der Entstehung über Verarbeitung und Speicherung bis zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung (GoBD Rz. 152). Dahinter steht die Anforderung aus § 145 Abs. 1 AO: Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Die GoBD verlangen keine bestimmte Länge. Der Umfang hängt davon ab, wie vielfältig Ihre Geschäftstätigkeit und Ihre Programme sind (GoBD Rz. 151). Fehlt die Dokumentation oder ist sie ungenügend, liegt laut Rz. 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen, denn genau diese Nachvollziehbarkeit soll die Dokumentation belegen.

Eine KI kann eine Verfahrensdokumentation gliedern und lesbar formulieren, aber nicht wissen, wie Ihr Betrieb arbeitet. Maßgeblich ist, dass jede beschriebene Stufe dem tatsächlichen Ablauf entspricht und Änderungen nachvollziehbar versioniert sind.

Wobei hilft eine KI wirklich?

Eine KI hilft beim Strukturieren, beim Fragenstellen und beim Formulieren. Sie kann aus der Gliederung der GoBD eine Vorlage mit den vier Teilen allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation anlegen (GoBD Rz. 153). Sie kann Ihnen zu jedem Teil Fragen stellen, etwa wer die Post öffnet, wann Belege fotografiert werden und wo die Dateien liegen. Und sie kann Ihre Stichpunkte und Sprachnotizen in ganze Sätze bringen.

Was die KI nicht kann: Programmversionen, Zugriffsrechte, Speicherorte und Zuständigkeiten in Ihrem Betrieb kennen. Fehlen ihr diese Angaben, füllt sie Lücken unter Umständen mit plausibel klingenden Details. Anthropic rät deshalb, der KI ausdrücklich zu erlauben, Unsicherheit zuzugeben (Anthropic, „Reduce hallucinations“). Als Ausgangspunkt eignet sich außerdem die Muster-Verfahrensdokumentation, die Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband für die Belegbearbeitung vom Posteingang bis zur Archivierung veröffentlicht haben (Mitteilung der BStBK vom 02.12.2019). Diese Mitteilung stammt von 2019, also aus der Zeit vor den GoBD-Änderungen von 2024 und 2025. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche Vorlage in aktueller Fassung sie empfiehlt.

Achten Sie beim Eingeben auf vertrauliche Angaben. Zugangsdaten gehören weder in die Verfahrensdokumentation noch in einen KI-Chat. Kontonummern und Kundennamen geben Sie nicht in den KI-Chat ein; ob sie im Dokument stehen sollen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Was Sie eingeben dürfen, beschreibt der Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben?.

Die LIBUCO®-Belegweg-Probe

Prüfen Sie jeden Entwurf an echten Belegen, bevor Sie ihn ablegen. Das ist ein eigener LIBUCO®-Prüfschritt, keine Vorgabe der Finanzverwaltung.

Steht im Entwurf ein Schritt, den niemand in Ihrem Betrieb ausführt, gehört er nicht hinein, auch wenn er gut klingt. Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass Dokumentation und Praxis übereinstimmen (GoBD Rz. 154).

Wie gehen Sie mit der KI Schritt für Schritt vor?

  1. Schreiben Sie in Stichpunkten auf, welche Programme Sie für Rechnungen, Belege und Buchhaltung nutzen und wer im Betrieb was erledigt.
  2. Geben Sie der KI diesen Auftrag: „Erstellen Sie eine Gliederung für eine Verfahrensdokumentation zur Belegbearbeitung mit den Teilen allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Stellen Sie mir zu jedem Teil Fragen zu meinem tatsächlichen Ablauf. Ergänzen Sie keine Angaben, die ich nicht genannt habe. Wenn etwas unklar ist, fragen Sie nach.“
  3. Beantworten Sie die Fragen nur mit dem, was in Ihrem Betrieb tatsächlich geschieht.
  4. Lassen Sie die KI daraus einen Entwurf formulieren und markieren Sie jede Stelle, die Sie nicht selbst bestätigt haben.
  5. Machen Sie die Belegweg-Probe mit drei echten Belegen.
  6. Geben Sie dem Dokument eine Versionsnummer und ein Datum und halten Sie fest, was sich gegenüber der Vorfassung geändert hat.
  7. Besprechen Sie den Entwurf mit Ihrer Steuerberatung und legen Sie die freigegebene Fassung geordnet ab.

Wie Sie Belege mit KI vorsortieren und wo dabei die Grenzen liegen, beschreibt der Beitrag Belege und Rechnungen mit KI vorsortieren. Wie aus einer Beschreibung eine verständliche Anleitung für Ihr Team wird, zeigt der Beitrag Arbeitsanweisungen mit KI erstellen.

Was gilt, wenn sich Ihr Ablauf ändert?

Ändert sich Ihr Ablauf, muss sich auch die Dokumentation ändern, und zwar nachvollziehbar. Laut GoBD genügt es, wenn Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird (GoBD Rz. 154). Ein aktueller Anlass ist die E-Rechnung: Seit dem Schreiben vom 14.07.2025 reicht bei E-Rechnungen grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils; den lesbaren Teil einer hybriden Rechnung müssen Sie nur aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Wenn Sie Ihren Rechnungseingang deshalb umgestellt haben, gehört das in die neue Fassung.

Alte Fassungen dürfen Sie nicht einfach wegwerfen. Die Aufbewahrungsfrist der Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig ist (GoBD Rz. 154; § 147 Abs. 3 AO). Eine KI kann Ihnen helfen, zwei Fassungen zu vergleichen und die Änderungen in einer Liste zusammenzufassen. Ob die Liste vollständig ist, prüfen Sie selbst.

Beispiel: eine Schreinerei mit sechs Leuten

Dieses Beispiel ist konstruiert und dient nur der Veranschaulichung; es beschreibt keinen echten Kunden. Eine Schreinerei aus dem Landkreis Fürstenfeldbruck fotografiert Papierbelege mit dem Handy und gibt sie an die Steuerkanzlei weiter. Die Inhaberin lässt sich von einem KI-Chat Fragen zu den vier Teilen stellen und beantwortet sie abends in Stichpunkten. Der Entwurf, den die KI daraus formuliert, enthält den Satz „Die Belege werden nach Eingang täglich durch die Buchhaltung geprüft“. Bei der Belegweg-Probe merkt sie, dass es keine eigene Buchhaltung gibt und sie Belege einmal in der Woche selbst durchsieht. Sie korrigiert den Satz, ergänzt den tatsächlichen Wochenrhythmus und speichert die Fassung als Version 1.0 mit Datum.

Grenzen und typische Fehler

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich ist IT- und KI-Berater und führt LIBUCO® mit Sitz in Gilching. Er begleitet inhabergeführte Betriebe im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck und im Münchner Umland dabei, KI im Arbeitsalltag so einzusetzen, dass Verantwortung und Prüfung beim Menschen bleiben. Er ist kein Steuerberater; steuerliche Fragen zur Verfahrensdokumentation gehören zu Ihrer Steuerberatung.

Nächster Schritt

Wenn Sie Ihre Belegwege mit KI beschreiben möchten, ohne dass im Ergebnis Schritte stehen, die es bei Ihnen gar nicht gibt, besprechen wir das gern in einem kostenlosen Kennenlerngespräch: 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich. Bringen Sie eine Liste der Programme mit, die Sie für Rechnungen und Belege nutzen, dann wird es konkret.