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Kann ich mit KI einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende erstellen?

· Ben Kübrich

Veröffentlicht: 20.10.2026 · Fachlich geprüft: 20.10.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die Aussagen zur Unterweisung neuer Beschäftigter und zum Nachweis der Vertragsbedingungen stützen sich auf belegte Primärquellen, nämlich den Wortlaut des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), des Nachweisgesetzes (NachwG), des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) und des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) auf gesetze-im-internet.de. Die Hinweise zum Umgang einer KI mit Fakten folgen allgemeiner Fachmethodik aus der Anleitung des KI-Anbieters Anthropic (alle am 20.10.2026 abgerufen). Das „LIBUCO®-Einarbeitungsraster“ ist eine eigene LIBUCO®-Methode, keine Norm. Das Beispiel ist konstruiert. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Direkte Antwort

Ja, eine KI kann einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende als Entwurf erstellen, wenn Sie ihr die Aufgaben der Stelle, die ersten Termine und die zuständigen Ansprechpartner als Rollen vorgeben. Der Entwurf ordnet die ersten Tage, Wochen und den ersten Monat und nennt, wer was zeigt. Wichtigste Einschränkung: Die Unterweisung zum Arbeitsschutz vor Arbeitsbeginn und den Nachweis der Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz ersetzt ein KI-Entwurf nicht; beides bleibt Pflicht des Arbeitgebers. Prüfen Sie den Entwurf deshalb selbst, bevor die neue Person ihn bekommt.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Die Antwort richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe, etwa Werkstätten, Praxen, Läden oder Büros in Gilching, im Landkreis Starnberg oder in Fürstenfeldbruck, die nur wenige Male im Jahr jemanden einstellen und deshalb keinen festen Einarbeitungsablauf haben. Sie gilt nicht für die Frage, was im Arbeitsvertrag stehen muss oder ob ein Tarifvertrag Vorgaben macht; das klären Sie mit Ihrem Verband, Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung. Sie gilt auch nicht für die Ausbildung von Auszubildenden, für die das Berufsbildungsgesetz eigene Vorgaben macht (siehe unten), und nicht für Betriebe, die bereits eine Personalsoftware mit fertigem Einarbeitungsablauf nutzen.

Was kann eine KI beim Einarbeitungsplan leisten?

Sie kann aus Ihren Stichpunkten einen geordneten Plan machen: was am ersten Tag passiert, was in der ersten Woche gezeigt wird und was nach einem Monat sitzen soll. Sie kann vorhandene Unterlagen, etwa eine Arbeitsanweisung oder eine Liste der Werkzeuge und Programme, in Lernschritte aufteilen und zu jedem Schritt eine Frage zum Gegenprüfen vorschlagen. Wie Sie solche Arbeitsanweisungen mit KI vorbereiten, beschreibt der Beitrag Wie erstelle ich mit KI Arbeitsanweisungen für meinen Betrieb?

Was sie nicht leisten kann: wissen, welche Gefährdungen an Ihrem Arbeitsplatz bestehen, welche Absprachen im Vertrag stehen oder wer im Team wann Zeit hat. Fehlt ihr eine Angabe, kann sie eine plausible Lücke füllen. Anthropic rät deshalb, der KI zu erlauben, „Ich weiß es nicht“ zu sagen, und Aussagen an die gelieferten Unterlagen zu binden (Anthropic, Reduce hallucinations). Geben Sie der KI außerdem keine Personaldaten der neuen Person; welche Angaben nicht in einen KI-Chat gehören, beschreibt der Beitrag Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben – und welche besser nicht?

Eine KI kann die Einarbeitung ordnen, aber nicht verantworten: Die Unterweisung vor Arbeitsbeginn und der Nachweis der Vertragsbedingungen bleiben Aufgaben des Arbeitgebers.

Das LIBUCO®-Einarbeitungsraster: erster Tag, erste Woche, erster Monat

Als eigene LIBUCO®-Methode empfehlen wir, den Plan in drei Stufen zu gliedern und jede Stufe mit einer Pflichtzeile zu beginnen, die nicht die KI, sondern Sie selbst ausfüllen. Die drei Stufen orientieren sich an den Zeitpunkten, die das Nachweisgesetz für die Vertragsangaben nennt (§ 2 Abs. 1 NachwG); das ist eine Merkhilfe, keine gesetzliche Vorgabe für die Einarbeitung selbst.

  1. Erster Tag – Pflichtzeile: Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz für diesen Arbeitsplatz vor Beginn der Tätigkeit (§ 12 ArbSchG); Vertragsangaben, die am ersten Tag vorliegen müssen. Danach: Rundgang, Ansprechpartner, Zugänge, erste einfache Aufgabe.
  2. Erste Woche – Pflichtzeile: restliche Vertragsangaben, die bis zum siebten Kalendertag vorliegen müssen. Danach: die drei wichtigsten Abläufe der Stelle, jeweils einmal zeigen, einmal gemeinsam, einmal allein.
  3. Erster Monat – Pflichtzeile: übrige Vertragsangaben bis spätestens einen Monat nach Beginn. Danach: ein kurzes Gespräch, was sitzt und was fehlt, und die Entscheidung, welche Aufgaben die neue Person ab jetzt allein übernimmt.

Die Pflichtzeilen stehen bewusst vorne, damit sie im Alltag nicht hinter dem Rundgang verschwinden. Ob Ihre Vertragsunterlagen vollständig sind, prüft die KI nicht; das bleibt bei Ihnen oder Ihrer Rechtsberatung.

Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

  1. Stichpunkte sammeln: Aufgaben der Stelle, Werkzeuge und Programme, vorhandene Arbeitsanweisungen, Ansprechpartner als Rollen (etwa „Meister“, „Büro“).
  2. Raster vorgeben: die drei Stufen mit den Pflichtzeilen, die Sie selbst eintragen.
  3. Entwurf erstellen lassen: mit einer klaren Anweisung und der Erlaubnis, Lücken zu benennen.
  4. Lücken schließen: jede Stelle, an der die KI „fehlt“ schreibt, selbst ergänzen oder streichen.
  5. Mit dem Team abgleichen: Wer zeigt was, und passt der Zeitplan zu Urlaub und Auftragslage?
  6. Freigeben und aufheben: Den geprüften Plan beim nächsten Neuzugang wieder verwenden und anpassen.

Ein Muster-Prompt, ohne Namen und ohne Personaldaten:

„Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan für eine neue Fachkraft in einem kleinen Betrieb, gegliedert in erster Tag, erste Woche, erster Monat. Verwenden Sie nur die folgenden Stichpunkte und Rollen. Lassen Sie die Zeilen ‚Unterweisung Arbeitsschutz‘ und ‚Vertragsangaben‘ leer, diese trage ich selbst ein. Erfinden Sie keine Abläufe, Termine oder Regeln. Wenn eine Angabe fehlt, schreiben Sie ‚fehlt – bitte ergänzen‘. [Stichpunkte]“

Wie sieht das in einer Werkstatt aus?

Konstruiertes Beispiel, kein realer Kundenfall: Eine Kfz-Werkstatt mit sechs Leuten stellt einen Mechatroniker ein. Die Inhaberin schreibt zwanzig Stichpunkte auf, darunter Hebebühne, Diagnosegerät, Auftragsprogramm, Ansprechpartner „Meister“ und „Büro“. Die KI ordnet die Stichpunkte in das Raster und markiert drei Stellen mit „fehlt“: wer die Unterweisung an der Hebebühne übernimmt, wann die Schlüssel übergeben werden und wer die Zugänge zum Auftragsprogramm anlegt. Die Inhaberin trägt die Pflichtzeilen selbst ein, klärt die drei Lücken mit dem Meister und gibt den Plan frei. Offen bleibt in diesem Beispiel, ob der Zeitplan in einer vollen Woche hält; das zeigt erst der Alltag.

Grenzen und typische Fehler

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste: Bevor die neue Person anfängt

Muss die Unterweisung in einer anderen Sprache erfolgen, hilft der Beitrag Darf ich Sicherheitsunterweisungen und Arbeitsanweisungen mit KI übersetzen?

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich berät mit LIBUCO® in Gilching inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe aus dem Landkreis Starnberg, Fürstenfeldbruck und dem Münchner Umland beim Einsatz von KI im Arbeitsalltag. Sein Schwerpunkt liegt auf klaren Abläufen, nachvollziehbaren Prüfschritten und einem DSGVO-bewussten Umgang mit Daten. Er ist kein Rechtsanwalt.

Nächster Schritt

Wenn Sie vor der nächsten Einstellung klären möchten, wie ein Einarbeitungsraster für Ihren Betrieb aussehen könnte, bringen Sie Ihre Stichpunkte zur Stelle ohne Namen in ein kostenloses Kennenlerngespräch mit: 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich.