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Braucht ein kleines Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung einen KI-Verantwortlichen?

· Ben Kübrich

Veröffentlicht: 03.10.2026 · Fachlich geprüft: 03.10.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die rechtlichen Aussagen stützen sich auf belegte Primärquellen: den Wortlaut von Artikel 4 und Artikel 26 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, die Fragen und Antworten der EU-Kommission zur KI-Kompetenz, die Seite der Bundesnetzagentur zur KI-Kompetenz und § 38 BDSG (alle am 03.10.2026 abgerufen). Die Drei-Aufgaben-Regel ist eine eigene LIBUCO®-Methode aus der Beratung, keine erhobene Statistik. Das Praxisbeispiel ist konstruiert. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Direkte Antwort

Einen förmlichen KI-Beauftragten schreibt das Gesetz einem kleinen Unternehmen nicht vor. Die EU-Kommission und die Bundesnetzagentur stellen klar, dass für die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung keine bestimmte Struktur und kein KI-Beauftragter verlangt wird. Pflicht bleibt aber, Maßnahmen zu ergreifen, damit Mitarbeitende KI sachkundig nutzen. Sinnvoll ist deshalb eine benannte Ansprechperson mit drei klaren Aufgaben: Werkzeugliste pflegen, Regeln aktuell halten, Schulungen festhalten. Die Verantwortung bleibt dabei bei der Geschäftsführung.

Belege für diese Antwort

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Diese Antwort richtet sich an inhabergeführte Betriebe mit etwa drei bis zwanzig Beschäftigten ohne eigene IT-Abteilung, die KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Gemini oder Copilot im Arbeitsalltag nutzen – für Texte, Angebote, Zusammenfassungen oder Recherche.

Sie gilt nicht für Betriebe, die selbst KI-Systeme entwickeln und anbieten, und nicht für Betriebe, die KI in einem Hochrisiko-Bereich nach Anhang III der KI-Verordnung einsetzen, etwa zur Auswahl oder Filterung von Bewerbungen. Dort greifen weitere Pflichten, die eine Fachperson einordnen sollte.

Was verlangt das Gesetz wirklich?

Das Gesetz verlangt Maßnahmen, keine Planstelle. Artikel 4 der KI-Verordnung gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen – Betreiber ist auch ein Betrieb, der ein KI-Werkzeug beruflich einsetzt. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 gilt: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt die Vorschrift nicht vor (AI Act Service Desk, Artikel 4).

Wer diese Maßnahmen organisiert, lässt das Gesetz offen. Die EU-Kommission beantwortet die Frage, ob es wie bei der DSGVO einen eigenen Beauftragten braucht, ausdrücklich mit Nein (EU-Kommission, Q&A KI-Kompetenz). Die Bundesnetzagentur zählt die Einführung eines KI-Beauftragten ebenfalls zu dem, was nicht vorgeschrieben ist, und empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren (Bundesnetzagentur).

Ein kleiner Betrieb braucht für KI keine neue Planstelle, sondern eine Person, die weiß, welche Werkzeuge im Einsatz sind, welche Regeln gelten und wer wann geschult wurde.

Worin unterscheidet sich das vom Datenschutzbeauftragten?

Beim Datenschutz gibt es eine feste Schwelle, bei KI nicht. Nach § 38 BDSG müssen Betriebe einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind; unabhängig davon gilt die Pflicht in bestimmten Fällen, etwa wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (§ 38 BDSG). Für KI gibt es keine vergleichbare Zahl.

Wichtig für die Praxis: Wer einen Datenschutzbeauftragten hat, sollte ihn bei KI-Werkzeugen einbinden, weil dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden können. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ersetzt aber nicht die Frage, wer im Alltag die KI-Nutzung im Blick behält.

Die Drei-Aufgaben-Regel: Was die Ansprechperson tun sollte

Die folgende Aufteilung ist eine eigene LIBUCO®-Methode aus der Beratung, keine gesetzliche Vorgabe. Sie soll mit festen, kleinen Zeitfenstern auskommen.

1. Werkzeugliste pflegen

Eine Seite, auf der steht, welche KI-Werkzeuge im Betrieb genutzt werden, mit welchem Konto, für welche Aufgaben und welche Daten dort nicht hineingehören. Neue Werkzeuge kommen erst nach kurzer Rücksprache auf die Liste.

2. Regeln aktuell halten

Die betrieblichen Regeln zur KI-Nutzung – oft eine kurze Richtlinie – liegen bei dieser Person. Sie prüft sie, wenn ein Werkzeug neu dazukommt oder sich die Rechtslage ändert. Wie eine solche Richtlinie aussehen kann, beschreibt der Beitrag Braucht mein Unternehmen eine KI-Richtlinie – und was muss darin stehen?

3. Schulungen festhalten

Wer wann was gelernt hat, steht in einer einfachen Tabelle: Datum, Thema, Teilnehmende. Die EU-Kommission hält fest, dass dafür kein Zertifikat nötig ist; Betriebe können ihre Schulungen und Hinweise intern festhalten (EU-Kommission, Q&A KI-Kompetenz). Wie man das Team dabei mitnimmt, behandelt der Beitrag Wie bringe ich meinem Team KI bei?

Wer im Betrieb sollte die Rolle übernehmen?

Am besten jemand, der KI selbst regelmäßig nutzt und im Team gehört wird – nicht automatisch die Person mit dem meisten Technikwissen. Fragen Sie vor der Benennung:

Konstruiertes Beispiel (kein Kundenfall): Ein Sanitärbetrieb mit zwölf Beschäftigten in der Region Starnberg nutzt einen Chat-Assistenten für Angebotstexte und Kundenmails. Die Inhaberin benennt die Büroleiterin als Ansprechperson. Diese legt eine einseitige Werkzeugliste an, hängt die Regeln im Büro aus und trägt die halbstündige Einweisung des Teams mit Datum in eine Tabelle ein. Die Entscheidung, ob ein neues Werkzeug eingeführt wird, trifft weiter die Inhaberin.

Grenzen und typische Fehler

Wann diese Empfehlung nicht passt

Checkliste

Quellen

Über den Autor

Ben Kübrich führt LIBUCO®, die KI-Beratung für inhabergeführte kleine und mittlere Betriebe mit Sitz in Gilching. Er begleitet Betriebe im Landkreis Starnberg, in Fürstenfeldbruck und im Münchner Umland dabei, KI-Werkzeuge DSGVO-bewusst auszuwählen und im Alltag mit klaren Zuständigkeiten einzuführen. Rechtsberatung bietet LIBUCO® nicht an.

Nächster Schritt

Wenn Sie überlegen, wer bei Ihnen die KI-Nutzung im Blick behalten soll: Bringen Sie Ihre aktuelle Werkzeugliste – oder einfach die Namen der Werkzeuge, die im Team genutzt werden – in ein kostenloses Kennenlerngespräch mit. 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich. Danach wissen Sie, welche der drei Aufgaben bei Ihnen zuerst ansteht.