Wie läuft eine KI-Beratung ab?

Veröffentlicht: 06.10.2026 · Fachlich geprüft: 06.10.2026 · Autor: Ben Kübrich

Grundlage dieser Antwort: Die Angaben zum klassischen Beratungsablauf, zum Inhalt eines Beratungsvertrags und zu den Berufsgrundsätzen stützen sich auf belegte Primärquellen (IHK Pfalz, Bergische IHK, Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen), die Angabe zur Berufsbezeichnung auf die IHK Halle-Dessau; alle am 06.10.2026 abgerufen. Die Gliederung in fünf Phasen ist eine eigene LIBUCO®-Methode für KI-Beratungen; die Kammern beschreiben den allgemeinen Beratungsablauf in sieben Schritten. Auch die „Fünf-Papiere-Regel“ und die „Abbruchpunkt-Regel“ sind eigene LIBUCO®-Methoden aus der Beratungspraxis, keine erhobene Statistik. Ein dokumentierter Einzelfall liegt für diesen Beitrag nicht vor; das Beispiel im Text ist ausdrücklich als konstruiert gekennzeichnet. Wo der Beitrag auf eigene Angebote zu sprechen kommt, sind das Angaben in eigener Sache und kein neutraler Marktvergleich.

Direkte Antwort

Eine KI-Beratung läuft bei sauberem Vorgehen in fünf Schritten ab: kostenloses Erstgespräch, schriftliche Auftragsklärung, Aufnahme der Abläufe im Betrieb, Auswahl und Test weniger Anwendungsfälle, schriftliche Übergabe mit Fahrplan. Zwei Kennzeichen zeigen, ob der Ablauf sauber ist: Vor Beginn stehen Ziel, Zeitplan und Honorar schriftlich fest, und am Ende liegt ein Bericht vor, der auch nennt, was nicht funktioniert hat. Wichtigste Einschränkung: Kein Gesetz und keine Norm schreibt diesen Ablauf vor; was gilt, steht allein im Vertrag.

Belege für diese Antwort

• Der klassische Beratungsablauf beginnt mit einem kostenfreien Erstgespräch, führt über Beraterauswahl, Beratungsvertrag und Honoraranzahlung zur Durchführung, zum Beratungsbericht, der Ergebnisse und Empfehlungen zusammenfasst, und abschließend zur Zahlung des Resthonorars. → IHK Pfalz, „Der klassische Beratungsablauf: Ihr Leitfaden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit“ → geprüft am 06.10.2026
• Vor Beginn der Beratung ist eine Anzahlung von bis zu 50 Prozent des vereinbarten Betrags üblich. → IHK Pfalz, ebenda → geprüft am 06.10.2026
• Im Beratungsvertrag sollen Aufgabe und Ziel der Beratung, ein Arbeits- und Zeitplan, eine Regelung zur vorzeitigen Beendigung oder Änderung sowie Honorar und Nebenkosten festgehalten sein. → Bergische IHK, „Beratungsvertrag“ → geprüft am 06.10.2026
• Die Berufsgrundsätze des BDU verpflichten Mitglieder darauf, Aufträge nur bei vorhandener Kompetenz und ausreichender Zeit zu übernehmen (§ 2), den Auftraggeber über alle wesentlichen Vorgänge zu unterrichten (§ 2), Verschwiegenheit über betriebliche Interna zu wahren (§ 3), nicht im widerstreitenden Interesse tätig zu werden (§ 4) und Honorare vor Beginn der Tätigkeit abzustimmen (§ 7). → BDU, Berufsgrundsätze (PDF, Stand 01/2023) → geprüft am 06.10.2026
• Die Berufsbezeichnung Unternehmensberater ist nicht geschützt; theoretisch kann sich in Deutschland jeder so nennen. → IHK Halle-Dessau, „Gesucht und gefunden: Der richtige Berater für Ihr Unternehmen“ → geprüft am 06.10.2026

Für wen gilt das? Und für wen nicht?

Dieser Beitrag richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber von Betrieben mit etwa drei bis fünfzig Beschäftigten ohne eigene IT-Abteilung, die zum ersten Mal überlegen, externe Hilfe für KI einzukaufen – Werkstatt, Handel, Praxis, Kanzlei, Planungsbüro.

Nicht gilt die Antwort für Konzernprojekte mit Ausschreibung und Vergaberecht, für reine Softwareentwicklung nach Lastenheft und für den Fall, dass eine Behörde oder ein Auftraggeber ein bestimmtes Verfahren vorschreibt. Sie beschreibt außerdem den üblichen Ablauf einer Beratung, nicht die spätere technische Einführung durch einen Dienstleister. Und sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung: Beides ist gesetzlich denjenigen vorbehalten, die dazu befugt sind.

Die fünf Phasen – und woran Sie jede erkennen

1. Erstgespräch: Passt die Aufgabe zum Berater?

Das erste Gespräch klärt Bedürfnisse und Ziele und ist in der Regel kostenfrei (IHK Pfalz). Es dient beiden Seiten als Gelegenheit, abzusagen. Weil die Berufsbezeichnung Unternehmensberater nicht geschützt ist (IHK Halle-Dessau), lohnt es sich, dort nach Vorgehen und Referenzen zu fragen. Ein gutes Erstgespräch endet mit einer Einschätzung, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt – auch mit einem Nein. Welche Fragen sich dort lohnen, steht ausführlich im Beitrag Welche Fragen sollte ich einem KI-Berater im Erstgespräch stellen?.

2. Auftragsklärung: Was schriftlich steht, bevor Geld fließt

Vor der ersten Rechnung gehören vier Dinge auf Papier: Aufgabe und Ziel, ein Arbeits- und Zeitplan, eine Regelung zur vorzeitigen Beendigung und das Honorar samt Nebenkosten (Bergische IHK). Die Berufsgrundsätze des BDU verpflichten Verbandsmitglieder zusätzlich, Honorare vor Beginn abzustimmen (§ 7 BDU-Berufsgrundsätze); für Berater außerhalb des Verbands gilt das nicht. Eine Honoraranzahlung vor Beginn, in der Regel bis zu 50 Prozent des vereinbarten Betrags, nennt die IHK Pfalz als üblich – ein Festpreis für einen klar umrissenen ersten Schritt ist die Alternative, die weniger Vertrauen im Voraus verlangt.

3. Aufnahme: Abläufe, Daten, Zuständigkeiten

Jetzt wird zugehört und mitgeschrieben: Welche Arbeitsschritte gibt es, wer macht sie, wo liegen die Daten, wer darf sie sehen. Diese Phase verträgt keine Abkürzung: Eine Werkzeugempfehlung ohne Aufnahme hat keine Grundlage im Betrieb. Was vorher geklärt sein sollte, steht im Beitrag Was muss vor einem KI-Projekt bei Daten, Zugängen und Verantwortlichen geklärt sein?. Ergebnis der Phase ist eine Liste von Kandidaten, nicht bereits eine Entscheidung.

4. Auswahl und Test: wenige Fälle, echte Aufgaben

Aus der Liste werden zwei bis drei Anwendungsfälle ausgewählt und an echten Vorgängen aus dem Betrieb getestet, nicht an Demobeispielen. Zur Auswahl gehört ausdrücklich das Verwerfen: Fälle, die an Datenschutz, Aufwand oder fehlender Datenlage scheitern, werden benannt und gestrichen. Hier fällt auch die Entscheidung über Werkzeuge und ihre DSGVO-bewusste Nutzung.

5. Übergabe: Fahrplan, Grenzen, Abnahme

Am Ende steht ein Bericht, der Ergebnisse und Empfehlungen zusammenfasst (IHK Pfalz). Brauchbar wird er erst, wenn er drei Dinge enthält: konkrete nächste Schritte mit Namen und Terminen, die benannten Grenzen, und ein Verfahren, wie der Betrieb selbst misst, ob sich etwas verbessert hat. Wie sich das messen lässt, beschreibt der Beitrag Wie messe ich, ob KI meinem Betrieb wirklich Zeit oder Qualität bringt?.

Eine KI-Beratung ist dann sauber gelaufen, wenn der Betrieb hinterher ohne den Berater weiterarbeiten kann: mit einem schriftlichen Fahrplan, benannten Zuständigen und einer ehrlichen Liste dessen, was nicht funktioniert hat.

Die Fünf-Papiere-Regel: Was am Ende in Ihrem Ordner liegen sollte

Eine Faustregel aus der LIBUCO®-Beratungspraxis, keine Norm und keine erhobene Statistik. Fünf Schriftstücke genügen, um eine Beratung nachvollziehbar zu machen:

1. Auftrag: Ziel, Umfang, Zeitplan, Honorar, Ausstieg – vor Beginn unterschrieben.
2. Aufnahme: die aufgenommenen Abläufe und Zuständigkeiten, so knapp wie möglich.
3. Auswahl: die geprüften Anwendungsfälle mit Begründung, warum welche gestrichen wurden.
4. Fahrplan: nächste Schritte mit Verantwortlichen und Terminen.
5. Grenzen: was offengeblieben ist, was nicht funktioniert hat, was später neu geprüft werden muss.

Fehlt Papier 5, fehlt der ehrliche Teil. Dazu kommt die Abbruchpunkt-Regel: Nach jeder Phase sollte ein Punkt vereinbart sein, an dem der Betrieb ohne Begründung aussteigen kann. Wer nur im Ganzen verkauft, nimmt dem Betrieb diese Möglichkeit. Wie Sie solche Ausstiegspunkte schon im Erstgespräch ansprechen, beschreibt der Beitrag Welche Fragen sollte ich einem KI-Berater im Erstgespräch stellen?

Was der Betrieb selbst beisteuern muss

Auch der Betrieb trägt zum Gelingen bei. Diese vier Beiträge sollten Sie zusagen können: eine Person mit Entscheidungsbefugnis, die erreichbar ist; Zugang zu echten Vorgängen statt geschönter Beispiele; Klarheit darüber, wer im Haus die Daten verantwortet; und verbindliche Termine, die nicht dreimal verschoben werden. Wer diese vier Punkte nicht zusagen kann, sollte den Start verschieben statt das Honorar zu verhandeln.

Ein konstruiertes Beispiel

Das folgende Beispiel ist konstruiert und veranschaulicht nur den Ablauf. Es beschreibt keinen realen Kundenfall und verspricht kein Ergebnis.

Eine Physiotherapie-Praxis mit acht Beschäftigten möchte die Terminvergabe am Telefon entlasten. Im Erstgespräch zeigt sich, dass die meisten Anrufe Terminverschiebungen betreffen, nicht neue Termine. Die Aufnahme bestätigt das. In der Auswahl fallen zwei von drei Ideen weg: Ein Telefonassistent scheidet aus, weil Gesundheitsdaten im Spiel sind und die rechtliche Prüfung vorher nicht geklärt ist, und die Auswertung des Terminkalenders scheitert daran, dass der Kalender keine Schnittstelle bietet. Übrig bleibt ein Anwendungsfall – Textbausteine für Rückrufe und E-Mails zu Terminverschiebungen, die das Empfangsteam selbst prüft und versendet. Der Fahrplan nennt eine Zuständige und vier Wochen. Im Grenzen-Papier steht, dass Patientendaten nicht in ein KI-Werkzeug eingegeben werden.

Grenzen und typische Fehler

Praxisbeobachtungen aus der LIBUCO®-Beratung, keine erhobene Statistik:

• Kein schriftlicher Auftrag, nur eine mündliche Absprache – dann gibt es später zwei Erinnerungen an dasselbe Gespräch.
• Die Aufnahmephase wird übersprungen, weil das Werkzeug schon feststeht.
• Zu viele Anwendungsfälle gleichzeitig – dann wird oft keiner fertig.
• Getestet wird an Demodaten statt an echten Vorgängen aus dem Betrieb.
• Der Abschlussbericht enthält nur Empfehlungen, aber keine Zuständigen und keine Termine.
• Niemand hat vorher festgelegt, woran der Erfolg gemessen wird – die Bewertung wird zur Geschmacksfrage.
• Die Beratung endet mit der Übergabe, ohne dass jemand im Betrieb die laufende Pflege übernimmt.
• Vorleistung und Zahlungsplan passen nicht zusammen: viel Geld im Voraus, wenig Zwischenergebnis.

Wann diese Empfehlung nicht passt

• Wenn Sie nur eine einzelne Frage haben – etwa welches Werkzeug für Protokolle taugt –, dann gilt statt eines Beratungsablaufs: eine Stunde Recherche oder ein kurzer Einstieg wie das kostenlose Webinar „Was ist KI? Einstieg für Unternehmer“.
• Wenn ein Umsetzungsprojekt mit festem Lastenheft ansteht, dann gilt stattdessen ein Werkvertrag mit Abnahmekriterien, nicht ein Beratungsvertrag mit Bericht.
• Wenn im Betrieb gerade eine Krise läuft – Personalausfall, Umzug, Steuerprüfung –, dann gilt stattdessen: Termin verschieben. Die Mitwirkung, die eine Aufnahme braucht, ist dann nicht da.
• Wenn Sie Ihre eigenen Grenzen noch nicht kennen, dann gilt stattdessen: zuerst aufschreiben, wo KI in Ihrem Betrieb nichts bringt. Dafür gibt es den kostenlosen Leserbonus zu den LIBUCO®-Büchern, die Grenzen-Checkliste als PDF – ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Checkliste: Läuft diese Beratung sauber?

• Das Erstgespräch war kostenfrei und endete mit einer klaren Einschätzung, auch zur Option „lohnt sich nicht“.
• Ziel und Aufgabe stehen schriftlich, in einem Satz, den Sie selbst vorlesen können.
• Ein Arbeits- und Zeitplan mit Terminen liegt vor.
• Honorar und Nebenkosten waren vor Beginn abgestimmt.
• Eine Regelung zur vorzeitigen Beendigung steht im Vertrag.
• Es gibt einen Abbruchpunkt nach jeder Phase.
• Die Abläufe wurden aufgenommen, bevor ein Werkzeug genannt wurde.
• Getestet wurde an echten Vorgängen aus Ihrem Betrieb.
• Der Abschlussbericht nennt Zuständige, Termine und ausdrücklich die Grenzen.
• Sie wissen, woran Sie in drei Monaten selbst messen, ob es etwas gebracht hat.

In eigener Sache: der Ablauf bei LIBUCO®

Angaben in eigener Sache, kein neutraler Marktvergleich: Bei LIBUCO® beginnt der Ablauf mit einem kostenlosen Kennenlerngespräch von 30 Minuten. Der erste bezahlte Schritt ist die KI-Potenzialanalyse, 90 Minuten zum Festpreis von 250 € inkl. 19 % MwSt., mit drei Anwendungsfällen, einer Tool-Empfehlung, einer DSGVO-Bewertung und einem schriftlichen 30-Tage-Fahrplan. Erst danach stellt sich die Frage nach einer längeren Begleitung. Wer zuerst ohne Beratung hineinhören möchte, findet im kostenlosen Podcast „Leben einfach machen – KI im echten Leben“ Gespräche über KI in kleinen Betrieben.

Quellen

• IHK Pfalz: „Der klassische Beratungsablauf: Ihr Leitfaden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit“. ihk.de/pfalz – abgerufen am 06.10.2026.
• Bergische IHK: „Beratungsvertrag“. ihk.de/bergische – abgerufen am 06.10.2026.
• Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU): „Grundsätze für die Berufsausübung der Unternehmensberater im BDU“ (PDF), §§ 2, 3, 4, 7. bdu.de – abgerufen am 06.10.2026.
• IHK Halle-Dessau: „Gesucht und gefunden: Der richtige Berater für Ihr Unternehmen“. ihk.de/halle – abgerufen am 06.10.2026.

Über den Autor

Ben Kübrich ist KI-Berater für inhabergeführte kleine und mittlere Unternehmen und führt LIBUCO® in Gilching im Landkreis Starnberg. Er arbeitet mit Betrieben in Gilching, Starnberg, Fürstenfeldbruck und im Münchner Umland, meist ohne eigene IT-Abteilung. Er ist Autor der Bücher „Skepsis ist ein guter Anfang. KI für Werkstatt, Praxis und Laden“ und „Elf Tage zu spät“ und Gastgeber des Podcasts „Leben einfach machen – KI im echten Leben“.

Nächster Schritt

Wenn Sie prüfen möchten, ob ein solcher Ablauf für Ihren Betrieb überhaupt sinnvoll ist, buchen Sie ein kostenloses Kennenlerngespräch – 30 Minuten, per Video oder Telefon, unverbindlich. Am meisten bringt das Gespräch, wenn Sie einen konkreten Ablauf aus Ihrem Alltag mitbringen: den Weg vom Anruf bis zum fertigen Angebot, die Terminvergabe, die Belegablage. An einem echten Ablauf lässt sich in einer halben Stunde sagen, ob sich eine Beratung lohnt – oder ob zwei ruhige Nachmittage genügen.